Dietro le quinte dell’hub vaccinale di Bolzano
Emanuele Rossi di ACS Data Systems ci spiega il lavoro che sta dietro all’organizzazione dell’hub vaccinale presso la fiera di Bolzano.
Dal 15 marzo 2021 è operativo l’hub vaccinale presso la fiera di Bolzano. Unanimi i commenti positivi per l’organizzazione perfetta da parte dei cittadini che sono già stati vaccinati. Insieme a Luca Armanaschi, coordinatore amministrativo del Comprensorio sanitario di Bolzano ed Emanuele Rossi, Head of Operations Digital Signage in ACS Data Systems, possiamo dare uno sguardo dietro le quinte.
Hub vaccinale presso la Fiera di Bolzano
“Con questo progetto abbiamo trasferito le attività di vaccinazione dall’Ospedale di Bolzano presso i locali allestiti presso la Fiera, così da consentire alle attività ospedaliere di riprendere in sicurezza, liberando spazi e risorse. Grazie all’avvio dell’HUB di vaccinazione siamo in grado di raddoppiare la capacità settimanale di vaccinazioni, arrivando fino a 15 mila vaccinazioni settimanali”, spiega Luca Armanaschi, coordinatore amministrativo del comprensorio sanitario di Bolzano.
Emanuele Rossi, Head of Operations Digital Signage in ACS Data Systems, conosce il sistema informatico dell’hub vaccinale come pochi altri.
Il percorso del paziente è suddiviso in quattro fasi: accettazione/check-in, anamnesi con personale medico, vaccinazione con personale infermieristico, registrazione dati nell’anagrafe vaccinale e consegna del certificato. “La soluzione tecnologica implementata segue l’intero percorso, fornendo in ogni momento un quadro di sintesi circa la numerosità dei pazienti presenti in ognuna delle fasi di percorso. Questo consente una governance completa circa la produttività del sistema”, afferma Emanuele Rossi.
Sistema evoluto di accoglienza
Tutta la tecnologia di accoglienza che si trova in fiera è stata fornita dell’azienda bolzanina ACS Data Systems. “L’azienda sanitaria ha scelto di dotare il polo di Bolzano di un sistema evoluto di accoglienza solo una quindicina di giorni prima che l’hub vaccinale iniziasse la propria attività. In questi 15 giorni il nostro compito è stato quello di approvvigionare ed installare 68 display, 2 server, la rete Wi-Fi e implementare tutto il sistema”, spiega Emanuele Rossi, che in questo progetto ha potuto sfruttare la sua pluriennale esperienza specifica nei sistemi informativi e negli strumenti a supporto dei processi di accoglienza, in particolare in ambito sanitario.
Progetto complesso
Il progetto è complesso, perché segue tutto il processo della vaccinazione: si inizia all’accettazione, dove viene verificato che la persona si sia prenotata e ad ognuno viene assegnato un numero. Poi si prosegue ad una delle 16 postazioni per l’anamnesi. Il paziente si sposta quindi in zona d’attesa, viene chiamato per l’inoculazione del vaccino per poi spostarsi in un’ultima zona di “roll-out”. Passato almeno un quarto d’ora, può lasciare l’hub vaccinale. Ciascuna di queste fasi è supportata da display Digital Signage e da una verticalizzazione del QMS INFINITYS, come sistema di gestione (QMS = Servizio di Gestione Code/Attese).
Migliaia di persone vaccinate al giorno presso l’hub vaccinale
In attesa di essere vaccinati
“La grande sfida è la gestione di un elevato numero di persone, al momento arriviamo fino a 2.400 persone al giorno. I numeri possono ancora crescere, dipende tutto dalle consegne di vaccino. Seppur stabilizzate, sono ancora ridotte rispetto alle nostre capacità potenziali. Nella fase iniziale il sistema ha governato il flusso di persone anziane e fragili, spesso con ridotta mobilità e non avvezze a strumenti self-service o, in generale, tecnologici. Il personale dell’esercito gioca un ruolo importantissimo, indirizzando con funzioni logistiche gli utenti, rassicurando e accompagnando le persone”, afferma soddisfatto Luca Armanaschi.
Ottimizzazione continua
Il sistema è in continua evoluzione: nel corso delle settimane sono state effettuate migliorie ed ottimizzazioni che sono ancora in corso e che lo saranno fino a che il polo vaccinale continuerà, come sta facendo dal primo giorno, ad aumentare il numero di pazienti gestiti settimana su settimana. “Lo scopo è sempre quello di ottimizzare il flusso, rendere più veloce l’iter, affinché possano essere vaccinati il maggior numero possibile di persone nel minor tempo possibile”, spiega Emanuele Rossi.
Impegno comune che merita riconoscimento
C’è poi una cosa che sta particolarmente a cuore ad Emanuele Rossi: “La collaborazione con l’Azienda sanitaria e l’Ente Fiera non potrebbe essere migliore. Tutti sono iper-disponibili e impegnati a dare il meglio. Questo merita il riconoscimento di tutti noi altoatesini.”
Contributo importante
Anche Gabriele Sommavilla (CEO @ ACS Data Systems) sottolinea l’importanza sociale del progetto: “Da anni implementiamo soluzioni di QMS, cioè servizi di gestione di code o attese, in tutta Italia sia per il settore pubblico che per quello privato. L’incarico per la realizzazione della soluzione di QMS VAX per il centro di vaccinazione presso la Fiera di Bolzano è stato fin da subito per noi una sfida entusiasmante. Si tratta di una soluzione verticale che risolve una necessità specifica e complessa. La campagna vaccinale è infatti una delle speranze più concrete per accelerare il ritorno alla normalità. Poter contribuire alla sua diffusione con una soluzione digitale che rende prenotazione, check–in, anamnesi, vaccinazione stessa e check-out il più user friendly e sicura possibile ci rende certamente orgogliosi.”
Soddisfazione anche da parte dell’Azienda sanitaria
Luca Armaneschi, coordinatore amministrativo del Comprensorio sanitario di Bolzano
“È sicuramente un modello organizzativo innovativo, che ci permette di gestire in maniera efficiente il flusso di pazienti che ogni giorno accedono al centro: per ogni area del polo vaccinale (check-in, anamnesi, vaccinazione e inserimento dati) è stata individuato uno specifico ruolo di coordinamento in modo da poter accompagnare la soluzione informatica appositamente sviluppata dalla ditta ACS”, chiude Armanaschi.
